Prosesskart som visualiserer og forenkler

Prosesskart gjør det enklere å få oversikt over virksomhetens arbeidsprosesser. I tillegg kan du bruke prosesskart til å lage oversiktlige menyer, startsider og dashboard som gjør det enkelt å bruke EQS.

Prosesskart gjør det enkelt å visualisere prosesser og knytte disse til relevante dokumenter og annen informasjon både i og utenfor systemet. En prosessbeskrivelse kan i EQS f.eks. knyttes til tekst, dokumenter, dokumentkategorier, dokumentlister, filter, lenker, skjema og vedlegg.

Prosesskartlegging og prosesskart øker nytteverdien av kvalitetssystemet

Gjennom prosesskartlegging (å kartlegge og tegne de viktigste prosessene) synliggjør du virksomhetens målsettinger, strategier og prosesser på en måte som gjør det lettere å forstå for alle ansatte. Det gir deg og dine kollegaer økt innsikt i virksomhetens kjerneområder og bidrar til kontinuerlig forbedring. Ofte kan en virksomhets prosesser deles inn i tre hovedkategorier:

• kjerneprosesser – har kundefokus, og når man kartlegger hvilke prosesser som er en kjerneprosess ser man på kundebehov og kundetilfredshet
• støtteprosesser – har som formål å hjelpe kjerneprosessene med å skape god kundetilfredshet
• ledelsesprosesser – har til hensikt å legge strategi, samt å stake ut kursen for virksomheten

Prosesskart i EQS gir deg mulighet til å skape og publisere visuelle prosesskart som på en enkel og elegant måte knytter sammen de forskjellige delene av virksomhetens kvalitetssystem. Dette gir ansatte en bedre oversikt over stegene i de enkelte prosessene i kvalitetssystemet. Det blir enklere å se hvilke innsatsfaktorer som kreves og hvilket resultat prosessen skal gi. Prosesskart øker dermed nytteverdien av kvalitetssystemet.

 

Kvalitetssystemet blir mer brukervennlig

Ved bruk av lenker kan du bygge opp en struktur med vilkårlig antall nivåer med prosesskart. Du kan for eksempel begynne med et overordnet kart som viser hvordan organisasjonens kjerneprosesser relaterer seg til hverandre. Ved å gå inn på den enkelte kjerneprosess kan brukeren få opp nye prosesskart som bryter disse opp i underprosesser som igjen leder til ytterligere informasjon.

Ved bruk av prosesskart er det også lett å sette opp brukervennlige menyer med ikoner og bilder som man kan klikke på i stedet for å bruke mappestrukturen. Disse klikkbare menyene/startsidene kan kobles til f.eks. avviksskjema, sjekklister, andre prosesskart, dokumentkategorier, dokumentlister, statistikkrapporter, eksterne nettsider eller andre dokumenter.

Prosessmodellering i EQS håndterer alle steg i en prosess og prosesskartene kan brukes i mange nivå. Det er full sporbarhet og historikk på alle prosesser og tilhørende dokumenter.

 

BPMN (Business Process Model and Notation)

Som tilleggsfunksjonalitet kan Prosesskarteditoren utvides med symboler benyttet i standarden «BPMN» (Business Process Model and Notation). Det inkluderer blant annet en egen elementtype for å lage «svømmebasseng med svømmebaner» («pools» og «lanes»).

BPMN er et standardisert språk for å beskrive forretningsprosesser på en formell måte. Mange virksomheter har interne retningslinjer som krever at prosessmodellering skal skje i henhold til denne standarden. Både for bruk internt og ved behov for å kommunisere prosessene eksternt (f.eks med samarbeidspartnere, kunder etc).

Behov for å modellere i henhold til en anerkjent standard er typisk for situasjoner der det kreves høy grad av detaljering og/eller modellene skal kommuniseres til eksterne:

• Prosessautomatisering
• Prosessanalyse
• Risiko / sikkerhetsanalyse
• Standardisering

BPMN-symboler kan være nyttig for virksomheter som ønsker en enklere tilnærming til prosessmodellering. Man ønsker å visualisere prosessene som arbeidsflyter, men vil av hensyn til sluttbrukere eller andre årsaker, ikke gå «all in» med BPMN-modellering. I slike tilfeller kan man velge å skjule de mer avanserte elementene, og bare beholde de grunnleggende figurene inkl. svømmebassenget. Det gir enklere modeller som er lette både å lage og forstå, også for de som ikke har særlig kjennskap til prosessmodellering.
 
Klikk her for mer informasjon om dokumentstyring i EQS