Dokumentstyring -
brukervennlig, raskt og enkelt

Dokumentstyring i EQS er brukervennlig, oversiktlig og trygt.

Det blir både vanskelig og tidskrevende å finne korrekt informasjon hvis man ikke har oversikt over informasjonsflyten i virksomheten. Veldig mange bruker mye av sin arbeidstid til informasjonsleting. Hvis man klarer å redusere denne tidsbruken ved å bruke et system for dokumentstyring/dokumenthåndtering, vil arbeidsdagen bli mer effektiv og en vil få frigitt tid til kvalitetsforbedring og god tjenesteyting.

 

EQS Dokumentstyring er enkelt å ta i bruk og korrekt informasjon som f.eks. skriftelige rutiner, prosedyrer, instrukser, referater og andre typer dokumenter kan nås med få klikk. Programvaren oppfyller alle ISO-krav og er en god støtte i en sertifiseringsprosess. Det er full sporbarhet og historikk på alle dokumenter, med automatisk versjonskontroll. I dokumentstyringssystemet kan dokumenter godkjennes, versjoneres, revideres og arkiveres i EQS. Dokumentstyring i EQS består av å opprette dokument, sende dokument til høring, godkjenning eller utfasing, eller å revidere det. Et dokument kan ha både en gyldig versjon som er tilgjengelig for sluttbrukerne, samt en annen versjon som er under utforming som det kan være mulig å finne gjennom dokumentsøk.

Ved å strukturere informasjonen digitalt i EQS, får du oversikt og slipper å være usikker på om du har funnet siste gyldige versjon. All informasjon som normalt plasseres i dokumentets topp- og bunntekst som f.eks.versjonsnummer, navn på godkjenner, gyldighet, revisjonsfirst og hvem som eier dokumentet håndteres automatisk i dokumentstyringssystemet. Dokument som sendes til høring, godkjenning eller utfasing får evt. uttalelser knyttet til dokumentet. Valgfrie attributter kan knyttes til dokument etter behov i dokumentstyringssystemet. Det at alle dokumenter produseres og arkiveres i ett og samme dokumentstyringssystem bidrar til å effektivisere dokumentflyten. Bruk av dokumentstyring standardiserer måten å jobbe på og dokumenterer prosesser.

Dokumentstyring for alle dokumenttyper

EQS kan håndtere store mengder dokumenter i en logisk struktur. Dokumentene kan organiseres i en mappestruktur som er tilpasset bedriftens behov og ønsker. Dokumentstyringssystemet er egnet for alle typer dokumenter som f.eks. prosedyrer, manualer, sjekklister, skjema, prosessbeskrivelser, HMS-håndbok og lovverk osv. Alle kvalitetsrelaterte dokumenter kan samles i EQS, og slik får virksomheten oversikt og kontroll på disse. Sårbarhet i forbindelse med utskifting av personell vil reduseres og nye medarbeidere kan finne relevant informasjon på ett sted. Det er mulig å legge inn både Excel, PDF, Word og andre kjente filformater i dokumentstyringssystemet. Tekstdokumenter kan lages og redigeres direkte i Word eller i den innebygde teksteditoren, og disse dokumentene kan lastes ned som PDF av sluttbrukeren om ønskelig.

En rekke opplysninger (metadata) vil automatisk bli knyttet til dokument som legges inn i EQS dokumentstyringssystem. Metadata som f.eks:

• Dokumentadministrator (den som er eier og ansvarlig for dokumentet)
• Godkjent av (hvem som godkjente dokumentet)
• Gyldig fra (dato for når dokumentet ble godkjent)
• Revisjonsfrist (dato for når dokumentet skal revideres)
• Dokument-ID (dokumentets unike ID)
• Revisjon (hvilken versjon av dokumentet det er)
• Dokumentkategorier (hvor i internkontrollsystemet dokumentet hører hjemme)
• Enheter (hvilke(n) avdeling(er) som dokumentet tilhører)

Tilgjengelighet og tilgangsstyring

Siden EQS er 100 % webbasert, blir informasjonen lett tilgjengelig for alle i bedriften. De ansatte er ikke avhengig av å sitte foran datamaskinen på kontoret for å få tak i informasjonen de trenger. Ansatte skal til enhver tid kunne søke opp informasjon de har tilgang til, uansett hvor de måtte befinne seg geografisk sett og uansett om de bruker mobil eller nettbrett. Tilgang til innhold i dokumentstyringssystemet styres av brukerens avdelingstilhørighet i virksomheten.

Implementeringsstøtte på dokumenter (lesebekreftelser)

Med modulen EQS Implementation kan du aktivere implementeringsstøtte (lesebekreftelse) for dokumenter og angi hvilke brukere, stillinger, roller og/eller enheter dette er relevant for. Hver enkelt bruker vil da få informasjon fra EQS om hvilke dokumenter det kreves at de har lest og forstått.

EQS Implementation gir ledere på ulike nivåer i organisasjonen muligheten til å følge implementering av f.eks. prosedyrer i organisasjonen. Medarbeidere må kvittere for at de har lest og forstått viktige dokumenter og prosedyrer. Noen ganger er det nok at en medarbeider bekrefter å ha lest og forstått et dokument, andre ganger er det helt nødvendig å vite gjennom en spørsmålstest at en prosedyre er forstått.

 

 

Innhold fra EQS kan eksporteres

Med modulen EQS Public kan du definere eksportpakker med utvalgt innhold og publisere dette enten ved behov eller automatisk. Eksporten danner et frittstående nettsted, og innholdet kan publiseres på internett eller intranett eller formidles til tredjeparter som kunder, sertifiseringsorgan og samarbeidspartnere.

 

 

Prosesskart som visualiserer og forenkler

Prosesskart gjør det enkelt å visualisere prosesser og knytte disse til relevante dokumenter og annen informasjon både i og utenfor dokumentstyringssystemet. En prosessbeskrivelse kan f.eks. knyttes til lenker, dokument, dokumentkategori, skjema, dokumentliste, filter og vedlegg. Les mer om prosesskart i EQS her.

 

White paper for dokumentstyring

Fyll ut feltene under og få tilsendt vårt white paper for dokumentstyring.

Noen fordeler med dokumentstyring i EQS

• Full sporbarhet og historikk på alle dokumenter med automatisk versjonskontroll
• Tilgangskontroll
• Globale og lokale dokumenter
• Støtte for de fleste filformater
• Ubegrenset antall maler med eget design for dokumenter
• Automatisk generering av topp- og bunntekster
• Fleksibel og kontrollert delingsfunksjonalitet for bedriftens dokumenter
• Innebygd teksteditor
• Implementeringsstøtte på dokumenter (lesebekreftelser)
• Funksjonalitet for hørings-, godkjennings-, revisjons- og utfasingsrunder
• URL-linker til alt innhold
• HTML-publisering av dokumenter
• Menyer (prosesskart) med snarveier til bedriftens-, avdelingens- og egne dokumenter
• Gode søkemuligheter for rask gjenfinning av dokumenter
• Fleksibel dokumentoversikt (hvem har ansvar for hva og hvor)

 

Klikk her for mer informasjon om EQS kvalitetssystem