Avvikssystem -
avviksbehandling og sjekklister for bl.a. HMS, internkontroll og kvalitet

Få kontroll på alle avvik og hendelser

Unngå å gjenta feil – få bedre internkontroll og kvalitet, spar tid og penger med avviksbehandling i EQS! Det er både frustrerende og ressurskrevende å korrigere egne og andres feil, spesielt dersom samme type feil dukker opp igjen og igjen. EQS avvikssystem kan hjelpe virksomheten med å få kontroll på og utbedre dette.

Arbeid med HMS, internkontroll og kvalitet bør først og fremst handle om en stadig forbedring av virksomhetens prosesser. Dine kunder, medarbeidere og samarbeidspartnere forventer at du reagerer på uønskede hendelser og avvik som har inntruffet. De forventer at du fjerner årsakene til hendelsene, samt at du lærer av de. Med avviksregistrering og avviksbehandling i EQS får bedriften hjelp til dette.

 

Et robust avvikssystem som er enkelt å ta i bruk

EQS avvikssystem er enkelt å ta i bruk. En vanlig bruker av programvaren skal kunne registrere en avviksmelding helt uten opplæring. Fra startsiden i EQS er det bare ett klikk før du eller andre ansatte er inne på et selvforklarende avviksskjema. I EQS kan både avviksskjema og behandling av registrerte avvik tilpasses virksomhetens og brukernes egne behov og forutsetninger. Mange av våre kunder rapporterer derfor om økt aktivitet i registrering av avvik, oppfølging og tiltak etter at EQS er tatt i bruk som verktøy. EQS bidrar til økt fokus på kvalitet, HMS og internkontroll da ansvar blir synliggjort, og sjansen for at ting blir gjort riktig første gang øker. Med EQS kan du få et avvikssystem som hjelper bedirften med gjennomføring av avviksregistrering og avviksbehandling via eget tilpasset avviksskjema og saksgang.

Registrer avvik og hendelser hvor som helst

Med EQS avvikssystem kan alle ansatte i virksomheten melde avvik, ikke bare de som har arbeidsdagen sin foran en PC. Dette da det er enkelt å bruke mobilen til avviksregistrering, noe som gjør det lettere å få med medarbeidere som ikke jobber på kontor i arbeidet med HMS og kvalitet. Med bruk av mobilen kan du få opp avviksskjema som er enkelt å fylle ut, og som du lett kan legge ved et bilde eller annen dokumentasjon til. Avvikssystemet lar deg melde avvik og hendelser hvor som helst, uavhengig av om du er på reise eller ute i feltarbeid – både innenfor eller utenfor mobildekning (EQS Offline).

Dynamiske avviksskjema

Mange virksomheter ønsker å bruke samme avviksskjema for ulike typer avviksregistrering. EQS avvikssystem benytter seg av dynamikk i skjema for å muliggjøre dette. Dynamikken gjør at avviksskjema automatisk tilpasser seg brukerens valg under utfylling, og slik forblir relevant uansett hva slags avviksregistrering eller hendelse som rapporteres.

Avviksbehandling med saksgang som er tilpasset din virksomhet

For hvert skjema i EQS kan den digitale saksgangen enkelt settes opp slik at den støtter opp under behandlingsprosessen som virksomheten din har, eller slik som dere ønsker at den skal være. Dette gjelder alt fra sjekklister og datafangst der registreringene går rett inn i «arkivet», til mer omfattende saksganger med flere behandlingsskjemaer som fordeles automatisk til ulike ansvarlige, med tiltak, krav til lukking, purring og evalueringer i ettertid. Saksgangen kan også gjøres dynamisk om ønskelig, slik at arbeidsflyten, hvilke konkrete aksjoner og tiltak som skal inngå, tilpasser seg automatisk basert på valg som ansatte gjør i registeringen og behandlingen av avviket.

Inkluder eksterne samarbeidspartnere i avviksbehandlingen

I EQS avvikssystem er det mulig å inkludere eksterne samarbeidspartnere, som normalt ikke har tilgang til systemet, i behandling av avvik og hendelser. Dette betyr at du for en spesifikk hendelse kan gi kunden, leverandøren, kontrollorganet osv. oppgaver inne i selve avvikssystemet. I behandlingen av en gitt avviksregistrering kan du f.eks. la en leverandør selv beskrive og bekrefte gjennomføring av et konkret tiltak, eller la en berørt kunde lukke et gitt avvik. Den eksterne brukeren får imidlertid ikke tilgang til systemet i sin helhet (så det er ikke noen fare for at annen informasjon blir eksponert) og mister den begrensede tilgangen til meldingen når oppgaven er utført. Denne funksjonaliteten er også tilgjengelig for Risikostyring i EQS.

Avvikssystem som gir oversikt og beslutningsstøtte til ledelsen

Gjennom at alle i virksomheten kan registrere avvik og hendelser hvor som helst og akkurat når det skjer, vil flere forhold bli registrert og arbeidet med HMS, internkontroll og kvalitet bli bedre. Dette danner et godt grunnlag for å hente ut rapporter og statistikk, som igjen gjør avvikssystemet til et styringsverktøy for ledelsen.

God internkontroll gir besparelser av tid og penger

HMS, internkontroll og kvalitet handler om en stadig forbedring av virksomhetens prosesser, noe som gjerne fører til besparelser både i tid og penger. Et avvik eller en hendelse som ikke blir registrert, er også en tapt mulighet til forbedring. EQS avvikssystem hjelper bedriften med dette gjennom digital verktøystøtte for avviksregistrering og behandling, via eget tilpasset avviksskjema som støtter opp under virksomhetens prosess for avviksbehandling.

White paper for avvikshåndtering

Fyll ut feltene under og få tilsendt vårt white paper for avvikshåndtering.

Noen fordeler med EQS avvikssystem

• Skjema- og saksgangseditor, utform alle skjema selv!
• Utform skjema selv for registrering av avvik, uønskede hendelser, forbedringsforslag, kundeklager, sjekklister, osv.
• Meldingsregistrering, behandling, høringsrunde og lukking
• Opprett tiltak, utfør, godkjenn og evaluer utførte tiltak
• Tilgangsstyring, høringsrunder, samarbeidskopi, sporbarhet
• Kraftig rapportverktøy med pivot- og diagrammuligheter
• Lagre rapportfilter og del med andre eller bygg inn i dokumenter
• Dynamiske registreringsskjema som tilpasser seg brukerens valg
• Indikator/trafikklys og mulighet for formler
• Dynamisk arbeidsflyt, brukerens valg i meldingen bestemmer saksgangen
• Tidsoppgaver: Sett opp at en sjekk/kontroll og registrering skal utføres med valgt frekvens
• Inkluder eksterne brukere i meldingsbehandling og saksgang

 

Avvik og avvikshåndtering – Arbeidstilsynet

Klikk her for å lese mer om EQS kvalitetssystem