– EQS sikrer at vi får gjort det vi skal

Publisert 10. mai 2016

Med bare tre ansatte, er det lett å tenke at det ikke er nødvendig med et elektronisk kvalitetssystem. Men det er kvalitetsleder Jim Morten Høgden i Fjellab helt uenig i.

– Det at vi er små gjør det enda viktigere å ha et godt elektronisk kvalitetssystem. Vi er akkreditert etter ISO 17025, og alle kravene som stilles til et større laboratorium, stilles også til oss. Nettopp fordi vi er små, er det avgjørende for oss å ikke bruke altfor mye tid på kvalitetsarbeidet. Vi hadde tidligere et papirbasert system med permer, og da syntes jeg innimellom at jeg brukte mer tid på kvalitetsarbeidet enn på jobben jeg egentlig skulle gjøre!
– Det å kunne bruke mindre tid på kvalitetsarbeidet samtidig som vi sikrer at vi får gjort det vi skal og at alt blir ivaretatt, var vår motivasjon til å anskaffe EQS, konkluderer Høgden.

Fjellab har lokaler i Norsk Hydros gamle laboratoriebygg i Rjukan Næringspark.

Rapportering i skjema er nøkkelen

Det er rapportering i skjema som er nøkkelen i Fjellabs kvalitetssystem.
– Vi har tolv ulike skjema som vi bruker. Disse er via vår åpningsside knyttet opp mot kunder, innkjøp, leverandøravtaler, utstyr og analyser. Vi har laget et prosesskart som alle meldinger er knyttet opp til, og vi har laget en drøss med EQS-filter som gjør at vi får opp de oversiktene og rapportene som vi trenger. V i bruker skjema også på vareflyt og på utstyr, for eksempel når utstyr er vasket, når det er skiftet en del, når det har vært service etc. Tidligere hadde vi papirbasert kartotek på alt dette – da var det ikke like enkelt å ha oversikt.

Fjellab holder til på Rjukan og er leverandør av kjemiske og mikrobiologiske analyser på vann, næringsmidler og miljøprøver. Høgden forteller at de har mange små lokale matprodusenter i tillegg til at de får inn mange prøver på drikkevann.

Kompetansemodulen gir oversikt

Den nye kompetansemodulen i EQS er også relevant for Fjellab med sine tre ansatte.
– Vi er akkreditert på ulike analyser, og for å bli godkjent kreves det spesiell kompetanse og ferdigheter. For å beholde akkrediteringen, er det krav om kontinuerlig overvåking av prøvingserfaring. Med kompetansemodulen klarer vi å holde oversikt over dette og passe på at alle beholder godkjenningen, forteller Høgden som legger til at de er opptatt av å få kompetansepåfyll. De har en plan om å registrere alle kurs og bruke opplæringsplanene mer aktivt.

I Fjellab har de foreløpig brukt EQS i bare ett år, men de virker å ha kommet langt i å bygge opp et solid kvalitetssystem.
– Vi begynner å se effekten nå selv om vi har flere ting vi skal ta tak i. Det kommer en ny ISO hvor risikostyring blir mer sentralt. Det skal vi følge opp, og da er det veldig greit å ha EQS som verktøy klart. Vi skal utnytte kompetansemodulen bedre, og planen er å bli flinkere på filter slik at vi får presentert dataene på en mest mulig enkel og informativ måte. Det er nyttig både til oss selv, til intern revisjon og til Norsk Akkreditering.

Fjellab er akkreditert for kjemiske og mikrobiologiske analyser av mat, vann og miljøprøver, og kundene er kommuner, private vannverk, næringsmiddelbedrifter, småskalaprodusenter, industri og konsulentselskaper.

Tips å hente fra andre bransjer

Litt prøv og feil har det selvsagt vært. Det er ikke alltid enkelt å vite akkurat hva det er en trenger til de ulike prosessene.
– Det er ikke alltid første utgave blir best. Vi bygger selv, men vi ser raskt at når noe ikke blir brukt, så er det ikke bra nok, og da må vi gjøre om. Vi er åpen rundt det, sier Høgden som er godt fornøyd kjemperask support fra Extend og glad for den nye html-editoren som kom med versjon 3.15.

– Etter at den kom har, bruker vi knapt word. Det er så lettvint å slippe å skrive de lange lenketekstene til andre EQS-dokument, skjema og filter.
Tips om EQS fikk Høgden fra andre i samme bransje, men han ser at det kan være mye å hente også fra andre bransjer. Ofte er ikke ens egen bransje så spesiell som en selv tror.
– Jeg har deltatt på Brukerforum og der var det interessant å se hvordan andre virksomheter brukte EQS og hvilke muligheter som ligger i verktøyet, avslutter Høgden.