Brukte quiz for å komme i gang med EQS

Publisert 8. mars 2016

Det er alltid en utfordring å få med alle når en skal ta i bruk et nytt system. I Steinkjer kommune valgte de en original måte for å få ansatte til å starte å bruke EQS. De laget en julekalender med fine premier hvor alle svar lå i EQS!

– Det ble veldig populært, og jeg er sikker på at det ble mer effektivt enn om vi skulle ha samlet ansatte til møter og vise hvordan systemet var bygd opp. Vi brukte tema fra alle deler av kommunens virksomhet. På julaften spurte vi for eksempel om hvor mange kalorier det er i en porsjon multekrem. Svaret fant de hos Sentralkjøkkenet som legger ut alle menyer med næringsinnhold og kalorier. På den måten fikk de ansatte også vite litt mer om andre virksomheter i egen kommune, forteller Lisa Torill Christiansen fra Ikt- og kontorstøttetjenesten i Steinkjer kommune.
I Steinkjer har de brukt EQS i fire år. De brukte litt tid i starten for å finne ut hvordan de skulle bygge det opp, men er i dag veldig godt fornøyd med resultatet.
– Hos oss kan alle se alt. Hver enkelt bruker kommer til sin egen enhets meny hvor de finner det som de trenger i hverdagen. Samtidig kan de gå inn og se på menyer og innhold fra alle andre virksomheter hvis de ønsker. Det gir gode muligheter til å lære av hverandre.

Tre sentrale personer i kvalitetsarbeidet i Steinkjer kommune: Elin Jegersen, fagkonsulent avdeling omsorg, Lisa Christiansen, konsulent Ikt- og kontorstøttetjenesten og Anne Utgaard, HMS-koordinator personaltjenesten.

Får mye skryt for kvalitetssystemet

– Vi er veldig fornøyd! Vi videreutvikler hele tiden, og vi får mye skryt for EQS i kommunen. Det siste vi har jobbet med, er en digital håndbok for koordinerende enhet i forbindelse med Samhandlingsreformen. Her handler det om at mange ulike enheter skal koordinere sine tjenester slik at det blir enklere for brukeren. EQS fungerer helt supert når det handler om at alle skal ha tilgang til samme oppdaterte informasjon.
I Steinkjer hadde de prøvd å innføre andre kvalitetssystem før EQS, men forsøkene hadde bare dødd ut av seg selv.
– Det er viktig at noen går i bresjen og engasjerer seg. Hos oss er vi en superbrukergruppe som består av en person fra hver at de fire avdelingene i tillegg til to fra stab/støtte. Vi møtes åtte ganger i året og har fokus på videreutvikling.

Trafikklys viser hvordan ansatte har det

Hele kommunen har tatt i bruk EQS. Omfanget varierer selvsagt, men julekalenderquiz og påskelabyrint var nyttige tiltak for å få folk i gang. I noen avdelinger ble permer med papir kastet eller fysisk fjernet slik at de ikke risikerte at folk brukte utdaterte dokument. Og EQS blir brukt.
– For å få ansatte til å begynne å melde avvik i EQS, ønsket vi å legge lista lavt for hva som skulle meldes. Dette har vi lykkes godt med, og i enkelte avdelinger er ansatte godt kjent med meldesystemet. Nå må det jobbes med utvikling av kvaliteten på hva som meldes som avvik.
Tilsvarende gjelder skjema for meldte personskader. Enkelte arbeidsplasser har utagerende brukere, noe som gir seg utslag i et stort antall meldte personskademeldinger. Utfordringen var at mengden skademeldinger på verbal trakassering kunne føre til at mer alvorlige hendelser forsvant i mengden. Ved å ta i bruk egenerklæringsskjema, reduserer vi antall skademeldinger knyttet til verbal trakassering, og vi får også en oversikt over den enkelte ansattes arbeidsbelastning over tid.
– Egenerklæringsskjemaet er bygget slik at det sendes ut til utvalgte ansatte en gang i måneden. Der ber vi dem svare på mengden verbal trakassering og påvirkning på egen helse siste måned. Vi har brukt skjema tidsoppgave i EQS og bygget det med trafikklys for å gi en rask oversikt for leder i meldingsoversikten.
På denne måten sparer lederne mye tid. Alt som er grønt, kan de hoppe over og heller konsentrere seg om problemområder og de som ønsker en samtale med sin leder. Ansatte gir tilbakemelding på at de føler seg mer sett etter at egenerklæringsrapporteringen ble innført, og det er effektivt og tidsbesparende både for leder og ansatt.
I Steinkjer bruker de samme avviksskjema for alle enheter. Det er dynamikken i skjemaet som gjør at kun relevante felt kommer opp for den enkelte avdeling og enhet.

Stor fleksibilitet i systemet

I en kommune er det kontinuerlig organisasjonsendringer, men det fungerer greit i EQS.
– Med få tastetrykk hadde jeg flyttet hele flyktningetjenesten fra avdeling for samfunnsutvikling til avdeling for helse, forteller Christiansen.
Selv om EQS er felles for hele kommunen, er det stor fleksibilitet i å tilpasse det best mulig til egen virksomhet. På Sentralkjøkkenet valgte de en prosessbasert tilnærming på EQS siden arbeidsflyten i produksjonen er svært sentral.
– I EQSen til Sentralkjøkkenet ligger det flere lag med prosesser som er relevante for hvordan de driver. De er ISO-sertifisert, og da revisoren var på besøk, var han veldig fornøyd og sa at han aldri hadde sett noe så snedig og smart før. Det ble ingen avvik, bare skryt!
Christensen kan fortelle at de også fikk gode tilbakemeldinger under beredskapstilsyn. Tilsynet var imponert over måten EQS var bygget opp på, og at de lett fikk ut dokumentlister med beredskapsplanene til alle enheter. Med felles kategori «Beredskap» var det lett å få oversikt.
Nytteverdien av kvalitetssystemet er stor i Steinkjer, men enda er det mer å ta tak i.
– Vi videreutvikler EQSen vår hele tida, og enda har vi ikke tatt i bruk implementeringsstøtte og public, vi jobber også med å forbedre avviks- rapportene slik at vi får de oversikter vi ønsker. Så vi kan fremdeles gjøre ting mer effektivt og bedre, avslutter Christiansen.