EQS 7.0 – ENDELIG ER DEN HER
Publisert 26. april 2020
Vi har nå lansert EQS 7.0 med masse ny funksjonalitet.
Nå er det enklere å inkludere eksterne samarbeidspartnere i kvalitetsarbeidet og vi har fått på plass federert søk, enkel overføring av arbeidsoppgaver til stedfortreder og innføring av BPMN for å nevne noe.
Stedfortreder
Funksjonaliteten for stedfortreder gjør det mulig å flytte ansvar og oppgaver fra én bruker til en annen i EQS i en periode. I perioden en har en stedfortreder, vil alle nye oppgaver flyttes til stedfortrederen. Alle brukere kan sette opp stedfortreder for seg selv fra «Min profil». I tillegg kan en bruker med rettigheten «Administrere brukere» også sette opp stedfortreder for andre.
Når en setter opp en stedfortreder må en også angi en start og sluttdato. Dersom en bruker har godkjenningsrettighet for dokumenter, er det også et krav at stedfortreder har dette, for å sikre at stedfortrederen har rettighet til å utføre alle oppgaver som kan komme. Eksisterende oppgaver, rettigheter, roller osv. vil ikke bli påvirket av denne funksjonaliteten. Systemet flytter ikke oppgaver automatisk tilbake når perioden er over.
Brukere med rettigheten «Administrere brukere» har tilgang til et nytt grensesnitt «Stedfortredere», under «Innstillinger»/«Brukere», som viser alle sine brukere der det er lagt inn stedfortreder. Denne funksjonaliteten er standard slått på, men kan deaktiveres vha. en konfigurasjonsinnstilling.
Ekstern behandling av melding
«Eksterne brukere» er en tilleggsfunksjonalitet i EQS, til bruk for å involvere personer utenfor organisasjonen (ikke vanlig registrerte brukere i EQS) til å behandle deler av en melding eller et risikoelement. Med funksjonaliteten kan en ekstern bruker få mulighet til å:
- Fylle ut behandlingsdeler i EQS skjema
- Utføre, godkjenne eller evaluere tiltak i EQS skjema
Eksterne brukere må registreres i EQS med navn og epost. Når en ekstern bruker får ansvar for et delskjema eller et tiltak, vil EQS sende ut en epost til brukeren med en lenke. Lenken inneholder en unik «nøkkel» som gjør at brukeren får opp det hen har ansvar for.
Når den eksterne brukeren skal utføre sin oppgave, vil brukeren se en egen representasjon av meldingen så langt den har kommet i behandlingen. Det inkluderer registreringsdel, allerede opprettede tiltak og evt. andre ferdigbehandlede behandlingsdeler. Lenken deaktiveres straks den eksterne brukeren velger «Ferdigbehandlet». Den eksterne brukeren har da ikke lenger tilgang til meldingen og registreringene i saken. Den eksterne brukeren får ikke tilgang til EQS, men har sitt eget grensesnitt. Det er derfor ingen risiko for at annen informasjon fra EQS blir eksponert til den eksterne brukeren.
Det er mulig å tildele delskjema og tiltak manuelt til en ekstern bruker. Ansvar kan også tildeles fra siden «Meldingsansvar» eller dette kan gjøres vha. dynamisk arbeidsflyt. Kun tiltak opprettet på egendefinert tiltaksskjema kan tildeles en ekstern bruker.
Eksterne brukere opprettes i EQS med navn og epostadresse, fra siden «Eksterne brukere» som ligger under «Innstillinger»/«Brukere». Her kan en også se en oversikt over alle eksterne brukere som er registrert i EQS. For å få tilgang til denne siden må en ha rettigheten «Administrere eksterne brukere».
(Dersom det er behov for å la eksterne brukere opprette en melding (dvs fylle ut registreringsdelen), kan det gjøres ved ekstern publisering av utvalgt skjema via EQS Public).
Registrering av eksterne brukere
Eksempel på saksgang der et delskjema behandles av ekstern rolle
Varsling til arbeidsfunksjoner
Det er laget ny funksjonalitet som gjør at en kan opprette bestemte arbeidsfunksjoner i EQS, og sende varslinger om meldinger og risikoelementer til disse. Dette kan f.eks. være arbeidsfunksjoner som verneombud eller informasjonssikkerhetsansvarlig.
Det finnes et eget grensesnitt for å opprette arbeidsfunksjoner og for å tilordne brukere til de ulike arbeidsfunksjonene for hver enhet. Dette grensesnittet finnes under «Innstillinger»/«Oppsett». Hvem som har tilgang til denne funksjonaliteten bestemmes av hhv. rettighetene «Administrere arbeidsfunksjoner » og «Administrere brukere i arbeidsfunksjoner».
En kan angi at brukere med bestemte arbeidsfunksjoner får leserettighet til meldinger – og epostvarsling om dette. Dette kan gjøres fra siden «Meldingsansvar» og vha. dynamisk arbeidsflyt.
Det finnes en egen konfigurasjonsinnstilling som styrer om denne funksjonaliteten skal være tilgjengelig.
Utvidelse for dynamisk arbeidsflyt
I 7.0 er funksjonaliteten for dynamisk arbeidsflyt utvidet ved at det nå også er mulig å styre hvem som skal være ansvarlig for et delskjema.
Dette innebærer at en kan sette opp regler som, avhengig av innholdet, i meldingen styrer:
- Meldingsansvar
- Leserettigheter
- Ansvar for delskjemaer
- Varsling til arbeidsfunksjoner
Støtte for BPMN-symboler
Som tilleggsfunksjonalitet kan Prosesskarteditoren utvides med symboler benyttet i standarden «BPMN» (Business Process Model and Notation). Det inkluderer blant annet en egen elementtype for å lage «svømmebasseng med svømmebaner» (pools» og «lanes»). BPMN er et standardisert språk for å beskrive forretningsprosesser på en formell måte. Mange virksomheter har interne retningslinjer som krever at prosessmodellering skal skje i henhold til denne standarden. Både for bruk internt og ved behov for å kommunisere prosessene eksternt (f.eks med samarbeidspartnere, kunder etc).
Behov for å modellere i henhold til en anerkjent standard er typisk for situasjoner der det kreves høy grad av detaljering og/eller modellene skal kommuniseres til eksterne:
- Prosessautomatisering
- Prosessanalyse
- Risiko / sikkerhetsanalyse
- Standardisering
Eksempel på «Pizza-prosessen»
Federert søk
Federert søk er en tilleggsfunksjonalitet som gjør at det kan settes opp søk i EQS, fra et annet verktøy enn EQS (f.eks i eget intranett). Når en bruker søker i det andre verktøyet, vil det andre verktøyet sende over hva brukeren søker etter og hvem som søker, til EQS. EQS vil så returnere søkeresultatet, for denne brukeren, tilbake. Personlige søkeresultater krever at EQS vet hvilken bruker som søker.
For å ta i bruk dette må det kjøpes en tilleggsfunksjonalitet i EQS. I tillegg må det settes opp en integrasjon mellom det andre verktøyet og EQS. Det må gjøre noe oppsett i EQS for å klargjøre mot det andre verktøyet samt at det normalt må normalt gjøres noe tilpasning i systemet en ønsker å søke fra (dvs. fortelle EQS hva det søkes etter og hvem som søker samt kunne ta imot søkeresultatet og presentere dette for brukeren).
Alt av funksjonelle endringer og nyheter er omtalt i «Release notes» som dere finner under valget «Om EQS» nede til høyre når dere har logget inn i EQS.
