Alt som skal rapporteres, kan en lage et skjema i EQS på!

Publisert 28. november 2017

– Omkring 95 % av all rutinedialog mellom våre 10 frakteskip og hovedkontoret går via EQS i form av meldinger på ulike EQS-skjema. Før var det en drøss med eposter og telefoner som det ikke var enkelt å finne fram i etterpå. Nå er det stort sett bare spørsmål omkring last og ruteplanlegging som blir tatt på telefon, forteller Anne Gunn Berge fra Berge Rederi AS.

Berge er begeistret for at det er lett å tilpasse kvalitetssystemet EQS til egen virksomhet og få det slik en vil. Hun mener at veldig mye av det som skal rapporteres kan en lage skjema på! Hun har laget skjema på alt fra reiseregninger til dieselforbruket på båtene.

Bunkersforbruk innenfor ulike geografiske områder er bare en av mange ting som rederiene skal rapportere om. Men gjennom at de får samlet denne informasjonen får de også nyttig informasjon som forbruket på de ulike båtene og for eksempel en indikasjon på når det er på tide med overhaling av motoren.
Berge Rederi AS frakter råvarer til fiskefôrbransjen mens Eidsvaag AS opererer på den andre siden av produksjonen og transporter fiskefôr ut til fiskeoppdrettere. De driver begge med frakt på sjøen, har base på Hitra og Frøya og begge bruker EQS. Den dagen vi snakket med dem, hadde de en felles workshop om risikostyring i EQS.

Geir Inge Kristiansen og Anne Sofie Kristoffersen fra Eidsvaag AS og Anne Gunn Berge fra Berge Rederi AS er enige i at EQS er speseielt nyttig i revisjons- og sertifiseringsprosesser.

Viktig at det blir enkelt for sluttbrukerne

MS EIDSVAAG PIONER fra Eidsvaag AS

– Jeg hadde fått rapporten fra skipperne og holdt på med den årlige revisjonen på ISM, International Safety Management, som er et regelverk med overordnede regler for sikker drift av skip. Alle fartøy over en viss størrelse må følge ISM-koden ved å ha et gyldig sikkerhetsstyringssertifikat. Da jeg skulle til å sende inn den store papirmengden, tenkte jeg at vi går baklengs inn i framtida! Vi måtte skaffe oss et webbasert system, forteller Geir-Inge Kristiansen fra Eidsvaag.
Eidsvaag vurderte flere ulike system og fikk sett EQS i bruk hos Berge Rederi.
– Problemet med en del av de spesialiserte offshoresystemene er at de er kostbare, men også at de er komplekse og avanserte og ville kreve mye for å komme i gang med, sier Kristiansen.
Det er arbeid med å sette i gang med EQS også, men fordelen er at en kan ta i bruk akkurat den funksjonaliteten som er nødvendig for hver enkelt virksomhet. I tillegg kan det gjøres svært enkelt for sluttbrukerne som ikke nødvendigvis er avanserte databrukere.
Berge forteller at hun har sittet månedsvis bortgjemt bakerst i kontorlokalet for å få lagt inn alle dokumentene som de trengte å ha i systemet. Mange dokumenter er felles for alle skipene, men det er også en stor mengde båtspesifikk dokumentasjon som må på plass. I tillegg er det dokumenter som ikke skal være tilgjengelige for andre enn offiserene om bord, så det er mye å passe på i oppbyggingsfasen.
Kristiansen nevner at han er svært fornøyd med at Anne Sofie Kristoffersen var nyansatt kvalitetsansvarlig hos dem akkurat når de startet opp med EQS. Da hadde de en ressurs som ikke allerede var opptatt med mange andre arbeidsoppgaver, og de fikk en flying start på arbeidet med å få på plass innhold i kvalitetssystemet.

Omfattende krav til dokumentasjon

– Eidsvaag ble miljøsertifisert i mars, og EQS var nyttig for å holde oversikt over alt som måtte være på plass i sertifiseringsprosessen. I tillegg bruker vi EQS til mye forskjellig; dokumenter, avvik, rekvisisjoner på arbeidstøy, verneutstyr, arbeidsrapporter og andre ting, forteller Kristoffersen.
– Det er mye som skal læres i starten, og det er ikke alltid like enkelt å vite hva en har bruk for når en starter. Jeg fant for eksempel ut at jeg ville legge til egendefinerte dokumentattributter for å få bedre oversikt og måtte ta en ekstra runde med dette på 700 dokument, sier Berge.
Som rederi er både Eidsvaag og Berge Rederi underlagt en rekke krav, og det er mye som til enhver tid skal dokumenteres. Det er revisjoner og inspeksjoner både på kontoret og på båtene, og de sjekkes både av myndigheter, klasseselskap, forsikringsselskaper og av representanter for kundene for å nevne noe. Ofte er det skipperne som må finne fram det som er relevant, og da er det greit at de enkelt finner det de trenger i EQS. Gjennom at EQS skiller mellom globale dokument for hele virksomheten og lokale dokumenter for hver enkelt båt, er det lett for skipperen å finne sine dokument.

MV TITRAN fra Berge Rederi AS.

Berge Rederi AS og Eidsvaag AS er begge familieeide rederi med tilhold på naboøyene Hitra og Frøya i Sør-Trøndelag. Berge disponerer til sammen 10 båter, hvorav 2 er utleid for tiden. De frakter råvarer til fiskematindustrien og har mellom 100 og 120 ansatte. Eidsvaag frakter fiskefor fra Skretting AS og opererer med en moderne flåte med 6 selveide og 3 innleide skip og har ca 80 ansatte.