Kvalitetssystem – for brukernes skyld

Publisert 28. juni 2017

I kvalitetsarbeidet i Trasoppklinikken er det nytten og verdien for brukerne som står i fokus fremfor selve sertifiseringen.

– Vi har gjort en del grep i kvalitetssystemet til Trasoppklinikken det siste året. Det gjør at vi nå hører mer positiv omtale av kvalitetssystemet og flere ser nytteverdien. Fokuset i kvalitetsarbeidet må være på nytten og verdien for brukerne i stedet for selve sertifiseringen – at det er innholdet i sertifiseringsprosessen som er viktig i stedet for selve sertifikatet.

Henning Meling er faglig nestleder og systemansvarlig for EQS i Trasoppklinikken. Som hos mange andre var det å bli ISO-sertifisert en viktig grunn for å anskaffe et verktøy for kvalitetssystemet. EQS ble anskaffet i 2008, og i 2010 ble de sertifisert etter ISO 9001:2008 første gang.
Trasoppklinikken er en del av spesialisthelsetilbudet til Helse Sør-Øst. Klinikken gir behandling til alkoholavhengige, medikamentavhengige, blandingsmisbrukere og deres familier. De har knapt 50 årsverk, men er flere ansatte. Alle ansatte med fast stillingsforhold har egen bruker i EQS, mens ekstravakter bruker en fellesbruker. Slik har alle tilgang til kvalitetsdokumentene.
– På Trasoppklinikken bruker vi EQS både til styrende dokumenter og avvik, og nå har vi planer om å ta det i bruk også til brukerundersøkelser. To ganger i året gjennomfører vi en stor brukerundersøkelse. I tillegg har vi undersøkelser etter hvert avsluttet program som gjennomføres, forteller Meling.

Trasoppklinikken har satset på opplæring: Med økt kunnskap om systemet, blir brukerne mer fornøyd, konstaterer Henning Meling.

Opplæring gir fornøyde brukere

Selv om de har gjort flere ting for å forbedre kvalitetssystemet det siste året, er det ifølge Meling en del som gjenstår for å få det slik de ønsker.
– Vi må jobbe mer med startsiden, gjøre den mer intuitiv for brukerne og gjøre det enklere å finne ting. Det viser seg at den prosessorienterte metodikken som vi bruker i ISO-sertifiseringen, ikke alltid oppleves like brukervennlig. For eksempel når en sykepleier skal ha tak i en spesiell prosedyre, er det ikke alltid like praktisk at hun må navigere gjennom hele prosessen for å finne prosedyren.
Selv om de skal jobbe mer med menyen på startsiden, har de nylig gjort andre endringer som har gjort det enklere å gjøre raske søk.
– Tidligere hadde vi mange organisasjonsenheter som hver hadde sine dokumenter, og dermed ble søk utenfor egen enhet opplevd noe tungvint. Nå har vi endret det slik at vi får færre nivå og at alle kan søke i hele basen. Det er blitt veldig godt mottatt. Samtidig har vi det siste året lagt mer vekt på internopplæring, noe som har virket positivt. Vi har for eksempel vist hvordan en best bruker søkefunksjonen, og vi har gjennomgått hvordan et avvik- eller forbedringsmelding, som det heter hos oss, blir behandlet fra A til Å. Både hvordan avvik registreres, behandles og hvordan den enkelte kan følge sin sak underveis. Vi har også tatt en runde med dokumentadministratorer for å bli tryggere på hvordan vi reviderer dokumentene. Med økt kunnskap om systemet, blir brukerne mer fornøyd, konstaterer Meling.

Rapporteringen blir enklere med EQS

– Vi er fortsatt ISO 9001:2008-sertifisert, men vi skal tilpasse oss den nye 2015-standarden. Ved resertifiseringen i 2018 skal ny standard være på plass. Med ISO-sertifiseringen og bruk av EQS, ser vi at vi ofte har det meste på plass når Helse Sør-Øst kommer med ulike rapporteringskrav. Innimellom kommer det nye krav. Når de for eksempel vil ha oversikt over uønskede hendelser fordelt på flere kategorier, bruker jeg Extends rådgivere til å hjelpe meg å få inn disse kategoriene med avkrysningsbokser som en del av oppgaven på lukkerunden, forteller Meling som synes det er bra at EQS er så fleksibelt at slikt kan løses enkelt i programvaren.
Til bruk på ledermøter internt har de fått laget noen praktiske filtreringer som gir dem god oversikt over avvik og forbedringsforslag.
– Hver onsdag går vi gjennom forbedringsmeldingene; ser på nye avvik, hvilke tiltak som er foreslått, hvilke avvik som er ferdigbehandlet og kan lukkes og slike ting. Oversikten gjør at det er enkelt å se om det er noe vi ikke har fulgt opp slik vi burde.
Meling skal bytte jobb, men er trygg på at Trasoppklinikken kommer til å ha et kvalitetssystem som er oppdatert og brukervennlig i fremtiden.
– I stillingsutlysningen vil kvalitetsarbeidet være en sentral del av beskrivelsen. Vi søker etter en person som har minst treårig helse- og sosialfaglig utdanning, gjerne lege eller psykolog, med interesse for og kompetanse innen HR og kvalitetsarbeid. For den rette personen kan dette bli en veldig spennende jobb.