Oppriktig og engasjert!
Publisert 4. juni 2018
BN Banks kjerneverdier er oppriktig og engasjert. Vi gjør det vi kan for å etterleve disse verdiene på alle områder – også når det gjelder å få EQS opp og stå som nytt kvalitetssystem i banken! Sier Aud Hovdal, Controller i BN Bank og fersk EQS-bruker.
Aud var en av innlederne på Norsk Forening for Kvalitet og Risiko sin fagsamling om temaet GDPR som Extend var vertskap for i Trondheim nylig. Her snakket hun om Risikokartlegging i arbeidet med GDPR.
Vi fikk en kort prat med henne etter møtet for å høre om hvordan oppstarten med EQS har gått så langt og kanskje få litt ros og ris til EQS og Extend.
Men først lurte vi selvfølgelig på hvorfor de valgte å starte med EQS sett i lys av at de allerede i en årrekke har brukt andre elektroniske system i styringssystemet sitt?
Aud forklarer at dette hadde ulike årsaker: For det første hadde de i BN Bank i noen tid følt behov for et enklere, mindre rigid dokumentsstyringssystem. For det andre hadde de behov for bedre verktøy til håndtere en del av de nye kravene til personvern som kommer med tilpasningene til GDPR. I tillegg så hun at de med EQS kunne håndtere mange av styringsoppgavene de til nå har brukt ulike elektroniske system for å løse i ett og samme system. Den utløsende faktoren for valg av EQS, sier Aud, var likvel at hun tidlig så at det i programvaren enkelt kunne settes opp effektive løsninger på GDPR-oppgaver som de ikke hadde funnet gode løsninger på med systemene de hadde i banken fra før.
BN Bank er en landsdekkende, internettbasert bank i privat- og bedriftsmarked. Hovedkontoret ligger i Trondheim, avdelingskontor i Oslo. BN Bank har alltid ligget i front i teknologiutvikling. Banken var blant de første som lanserte nettbank, var den første banken som tilbød kundeetablering med bank-ID, den første banken som tok i bruk robot i lånebehandling, og den første banken som tilbød mobilbetaling i butikk. BN Bank eies av flere SpareBank 1-banker.
BN Bank startet arbeidet med implementering av EQS i januar. For hurtigst mulig å få realisert gevinstene av systemet satset en på en intensiv oppbyggingsfase. De valgte derfor å ha en rådgiver fra Extend hos seg flere dager i uka de første to månedene til å jobbe tett sammen med ansatte i banken.. Extends seniorrådgivere har mange års faglig erfaring med styringssystemer såvel som med EQS og sammen kunne de derfor raskt finne fram de smarte valgene i oppbyggingen av systemet og overføring av innhold fra eksisterende system. For å skape forankring i organisasjonen og kvalitetssikre systemoppsettet la Aud vekt på å ha hyppige dialogmøter med ledere på ulike nivå i banken for å få tidlige tilbakemeldinger og innspill. I tillegg hadde hun et bevisst fokus på tidlig å få på plass funksjoner som som ville gi umiddelbar, konkret nytteverdi for brukerene i deres daglige aktiviteter.
Aud forteller stolt at etter å ha startet med dokumentstyring i januar var BN Bank klar til å «gå live» 1. april med dokumentstyring, avvikssystem, spesialtilpassede skjema for GDPR, spesialtilpasset skjema for bestilling og oppfølging av digitaliserings- og forbedringsoppdrag, internkontrollrapportering, intern informasjonsdeling, prosesskartlegging, risikokartlegging, kompetansemodul og implementeringsmodul (med «Lest og forstått») på plass! Og tilbakemeldingene på EQS fra organisasjonen har vært veldig gode, forteller hun, de aller fleste brukerne fant nyttige funksjoner og så verdien av systemet fra første dag! Igjen understreker hun hvor lønnsomt og viktig det viste seg å samarbeide tett med Extend i implementeringsfasen.
Så var det ris og ros
Risen legger vi oss på hjertet og bringer videre til utviklingsgruppa, men blant funksjonene Aud sier hun har satt mest pris på så langt er skjemafunksjonaliteten generelt (og anvendelsen til GDPR-oppgaver spesielt), funksjonaliteten for å lage oversiktlige, interaktive kompetansematriser og sist, men ikke minst, implementeringsfunksjonaliteten…..med «Lest og forstått!» Engasjert forteller hun om at fra internkurs lastes opp i EQS. Deretter brukes Implementeringstøtte og kompetansematriser til å dokumentere og holde oversikt over hvem som har gjennomført ulike nødvendige kurs!
