Flere kommuner burde bruke EQS

Publisert 29. mai 2017

Både store og små kommuner bruker EQS som sitt kvalitetssystem, men Lene Melbye synes det skulle vært mange flere.

Lene Melbye er organisasjonsrådgiver og revisjonsleder for internrevisjon i Gjøvik kommune og vil ha flere kommunekolleger med EQS:
– Ja, det handler rett og slett om at i EQS har vi en unik mulighet for skreddersøm. Programvaren er svært fleksibel slik at vi kan bygge kvalitetssystemet slik vi vil. Mange avvikssystem er for eksempel låst til bare en måte å gjøre ting på, men i EQS får du tilpasset det akkurat slik din kommune har behov for. I tillegg er prosesskarteditoren genial – og god support får en også!
– Mange som ser kvalitetssystemet vårt, blir imponert og tror at vi har mange årsverk som jobber med kvalitet, men det stemmer ikke. Det som er viktig, er den jobben som gjøres i enhetene med dokumentene – de må ha eierskap til sine dokumenter. Og den jobben må gjøres uansett hvilket system en velger!

Et system som skulle leve i 10 år

EQS ble først innført i Helse- og omsorgssektoren i Gjøvik i 2009. To år senere ble kvalitetssystemet rullet ut i resten av kommunen. Den direkte foranledningen til anskaffelsen var et tilsyn i Helse- og omsorgssektoren hvor kommunen fikk merknader om at de manglet et helhetlig kvalitetssystem.
Da ble EQS anskaffet. Melbye arbeidet ikke i Gjøvik kommune på den tiden, men har forstått at viktige krav var at det skulle være et system som ville leve i mer enn 10 år, være intuitivt for sluttbrukeren og ga mulighet for tilpasninger for Gjøvik kommune. En annen fordel som ble vektlagt, var at Extend hadde tilknytning til teknologimiljøet i Trondheim.
– Og det er blitt levert! EQS ble et naturlig valg, og nå er det ikke lenge til kommunen har brukt EQS i 10 år!
Selv startet Melbye i jobben i 2011, og sammen med Rune Nygjerdet fikk hun systemansvaret for EQS i kommunen (bilde). Rune har IT-bakgrunn og Lene jobber med prosesser og opplæring – så sammen er de et superteam!
– Det er sikkert både fordeler og ulemper med å innføre EQS i bare en enhet først, men Solveig Skottene og de andre som startet opp gjorde noe lurt: «De innredet ikke den øverste etasjen først, de starta i kjelleren!». På den måten ble det mye lettere for oss som skulle ta over og lage et system for hele kommunen, også på overordnet nivå.

Skjemabyggeren i EQS er genial

– Det tok litt tid, men vi har etter hvert tatt i bruk skjemabyggeren i EQS for fullt. Skjemabyggeren i EQS er genial! Den kan brukes til alt!
– Vi har nå ett felles dynamisk avviksskjema for hele kommune, og selv om Extend ikke anbefalte det, så fungerer det utmerket. Vi har også laget et eget meldeskjema for internrevisjoner, og resultatene gir mange muligheter til å ta ut statistikker og oversikter som vi til enhver tid har bruk for. Fra et skjema i pdf-format som er utarbeidet av Datatilsynet, har vi laget et meldeskjema til personvernombudet som sikrer korrekt oppfølging av «opplysninger som behandles» i kommunen. Saksgangen i meldingen sikrer at alle ledd blir ivaretatt! I tillegg har vi laget eget meldeskjema for ROS analyser, tilpasset kommunens system for risikobasert internkontroll.
Bruken av EQS har bidratt til at Gjøvik kommune har kommet langt når det gjelder internkontroll og informasjonssikkerhet. På disse områdene har vi fått god kvalitet, og vi får skryt av kontrollutvalget som følger opp kommunens kvalitetsarbeid.

EQS Roadshow og en ledelse som etterspør

– Engasjementet rundt kvalitetssystemet varierer selvsagt ganske mye fra den ene avdelinga til den andre, men det er jo noe av oppgaven min å pushe på. Vi har heldigvis god forankring i rådmannens ledergruppe og vi har en ledelse som etterspør resultater fra det vi jobber med, forteller Melbye.
I tillegg til generell brukerveiledning for EQS, har de laget en egen veiledning for EQS i Gjøvik. Sammen med kollegaene Rune og Solveig kjører Lene opplæring både for administratorer og vanlige brukere. De har blant annet gjennomført et roadshow med en times opplæring i kvalitetssystem og avviksskjema for hele 1200 ansatte. De har vært ute i virksomhetene og gjennomført skreddersydd opplæring. De kjører også HMS kurs for verneombud og ledere, og har kjørt kurs for 125 ledere i informasjonssikkerhet. De bruker alltid kommunens EQS i presentasjoner og opplæring, og viser alt de trenger live fra systemet. Det blir resultater av slikt!
Gjøvik kommer gjerne med innspill til videreutvikling av programvaren. Det som står øverst på ønskelista nå, er en utvidet funksjonalitet i risikomodulen som passer bedre til metodikken som er utviklet i samarbeid med KS.

Gjøvik kommune ligger ved Mjøsa i Oppland fylke og har ca 30.000 innbyggere. Kommunen har ca 2500 ansatte. Gjøvik er innlandets største by og er forretningssentrum for Toten og store deler av Vest-Oppland. Gjøvik er en universitetsby, NTNU har et stort kompetansemiljø i byen med beliggenhet på Kallerud.