Må vite at prosedyrene er forstått

Publisert 19. september 2016

Alle de store apotekkjedene i Norge bruker EQS kvalitetssystem. For pasienten er det rett og slett livsviktig at medarbeiderne vet akkurat hva de skal gjøre. For en leder er det derfor avgjørende å vite at hver enkelt medarbeider har lest og forstått viktige prosedyrer. Da er implementeringsstøtten i EQS til god hjelp.

Apotekene var i sin tid den viktigste pådriveren for å få på plass modulen for implementeringsstøtte i kvalitetssystemet, nå er den brukt av mange ulike bransjer. Leder får full oversikt over hvem som har kvittert på at de har lest og forstått prosedyrer og annen viktig informasjon.

Susanne Pieper er kvalitetsleder ved Trondheimsavdelingen i Sykehusapotekene i Midt-Norge, og hun bekrefter at implementeringsstøtte er viktig. Deres EQS er lokalt installert hos Hemit som drifter IKT-systemer for alle sykehusene i Helse Midt-Norge.
– Implementeringsstøtten må vi ha, men hos oss ser vi at vi ber for mange om lesebekreftelse. Det er viktig at det føles relevant. Når oppgavelista viser mange nok dokumenter som skal gjennomgås på en gang, blir en gjerne litt oppgitt og tar heller ikke fatt på det som er viktig. På vår gamle versjon må vi sende ut per enhet, nå gleder vi oss til å få installert den nye funksjonaliteten som kom i fjor. Da kan vi bestemme mer nøyaktig for hvem implementeringsstøtten skal gjelde, utvalgte enheter, grupper, yrkesgrupper – og hvilke enkeltpersoner som ikke trenger.

Ved oppgraderingen av implementeringsstøtten i 2015 kom det også en annen nyhet, nemlig muligheten for å knytte en test til dokumentet. Da må den enkelte bevise forståelsen gjennom å svare på noen spørsmål, ikke bare si at det er lest og forstått.

– Jeg synes EQS er veldig brukervennlig, og det er lett å få hjelp når en trenger det, sier Susanne Pieper ved Sykehusapoteket i Trondheim.

Praktisk at flere bruker samme system

– Jeg synes EQS er veldig brukervennlig, det er lett å få hjelp når en trenger det og Extend følger opp våre ønsker til endringer og videreutvikling, sier Pieper som har holdt på med EQS lenge. Hun blir mye brukt som sparringspartner for de andre ansatte ved Sykehusapoteket i Trondheim.
Hos Sykehusapoteket er inngangen til EQS fra intranett, og i Helse Midt-Norge er det slik at de har tilgang til mye av hverandres informasjon.
– Det er veldig praktisk at vi alle i Helse Midt-Norge bruker EQS som kvalitetssystem. Jeg har for eksempel lesetilgang på en del av dokumentene som hører til St. Olavs Hospital. Det er dokument som er relevant for oss som legemiddelhåndtering, avfallshåndtering, bestillinger og lignende.

Det er dokument- og avvikshåndtering som er de viktigste bitene i kvalitetssystemet hos Sykehusapoteket.
– Vi har hatt EQS i mange år nå, men jeg husker ennå da vi skrev avvik på papir. Da ble det nesten ikke meldt avvik, mens nå er det mye som rapporteres. Vi er opptatt av at terskelen skal være lav. Hittil i år er det meldt nesten 500 avvik i vår avdeling, men mange av dem er hendelser som ikke skal rapporteres videre til Legemiddelverket. Vi vurderer å forbedre skjemaet vårt noe slik at vi får et tydeligere skille mellom det som skal rapporteres videre og det som er mindre alvorlige hendelser. Samtidig bør vi gjøre forenklinger for de ansatte som synes det er litt mye som må fylles ut.

Kvalitetssystemet må kontinuerlig videreutvikles

– Noe av det beste med EQS er at det fungerer! Det er stabilt og det er aldri noe tull!
Susanne Pieper har mange ideer til videreutvikling av kvalitetssystemet og bedre utnyttelse av EQS-verktøyet i egen virksomhet. Hun ser for seg at de kunne ha brukt sjekklister for flere områder, og ved å ta i bruk mobil, ville det blitt enklere for de som ikke sitter ved en pc hele arbeidsdagen.

Arbeidet med kvalitet og kvalitetssystemet er ikke noe en blir ferdig med. Hos Sykehusapoteket i Trondheim har de begynt å se nærmere på prosesser og involverer ansatte som arbeider direkte med de arbeidsoppgavene som skal beskrives.
– Det er ønskelig at det er flere som lager dokument. Det blir som regel best når de som er nærmest prosessen er med når den beskrives. Men hvis det er sjelden en lager noe i EQS, så er det lett at format, kategorisering eller noe annet blir feil, så jeg er med på høringsrundene selv om jeg ikke blander meg inn i innholdet!

Sykehusapoteket har i tillegg til salg og leveranse av legemidler på resept og til sykehus egenproduksjon av legemidler. Her blir blant annet spesialtilpassede cellegiftkurer til kreftpasienter produsert. Der er det høye krav både til selve prosessen, renhold, hygiene og kompetanse. Ansatte som lager egenproduserte legemidler må to ganger i året gjennom en test, der det simuleres en produksjon, en slags sertifisering som må dokumenteres. Med både utstyr og folk som må sertifiseres, så kunne Pieper godt ha tenkt seg den nye kompetansemodulen i EQS.