I BKK meldes avvik enkelt på mobilen
Publisert 23. august 2016
I kraftselskapet BKK er det enkelt for ansatte å melde avvik, hendelser og forbedringsforslag. De bruker et enkelt elektronisk skjema i EQS som de ansatte like gjerne henter fra mobilen som fra en pc.
– For oss er det viktig at de ansatte ute i felten enkelt kan melde avvik med en gang det oppstår, at de kan legge med et bilde de knipser på mobilen som dokumentasjon og at det faktisk er mulig å registrere avvik selv om de er utenfor mobildekning, forteller Liv Ljones som er kvalitetsleder i BKK.
Slik ser inngangsbildet til BKKs kvalitetssystem Kvalik ut på mobil.
Bedre avvikssystem for å få tak i forbedringer
I tillegg til at avvikssystemet skulle kunne brukes på mobil, var det også viktig for BKK at avvikssystemet skulle være enkelt i bruk.
– Vårt gamle avvikssystem var ikke bra nok til at vi fikk tak i de forbedringene vi trengte, så da måtte vi heller forbedre systemet. Vi gikk ut med en forespørsel og fikk inn tilbud fra et titalls leverandører. Valget av EQS ble gjort ut fra en kombinasjon av funksjonskrav og pris. Vi trodde at BKK som en stor organisasjon hadde behov for en spesialutviklet løsning, men så havnet vi med en hyllevare som EQS!
Nå har EQS vært i bruk siden mars 2015. Hovedvekten av meldinger handler om HMS og uønska hendelser, men de får også mange forbedringsforslag.
– Vi får inn ca. 2000 meldinger i året, både fra de som er ute i felten og de som sitter inne på kontor. Vi ser at når det er fokus på avviksmeldinger i ett av selskapene, så øker gjerne antallet. Vi kunne gjerne hatt flere meldinger inn, men det viktigste for oss nå er en bedre behandling av de meldingene vi får inn. Vi må gjøre tiltak slik at ikke samme feil skjer igjen, understreker Ljones.
Enkelt å hente ut nyttig informasjon
Ljones skryter av mulighetene til å ta ut statistikk og rapporter fra EQS, det er lett å lage gode rapporter når en selv kan velge akkurat hvilke data en vil ha med. Ledelsen er spesielt opptatt av HMS og alvorlige hendelser, men Ljones kunne gjerne ønsket en større etterspørsel etter rapporter over andre meldinger som kunne ha vært utnyttet til forbedringer.
– Jeg synes også det er enkelt å bygge opp og endre skjema selv. Det krever lite opplæring og går raskt. Vi bruker EQS-skjema også til vernerunder og revisjoner, og nå vurderer vi å begynne å bruke meldingssystemet også til SJA (Sikker Jobb Analyse). Hos oss heter EQS for Kvalik, og vi har fått det tilpasset vår egen design, så våre ansatte merker ikke om de er inne i det ene eller det andre systemet. Det at EQS lett integreres med andre system, har gjort det enkelt å sy det sammen i en kvalitetsportal, sier Ljones, som også kan fortelle at de har automatisk import av ansatte fra personalsystemet. Det er greit å slippe å følge med på hvem som starter og slutter i en bedrift med 1200 ansatte.
Forbedringer som kommer alle kunder til gode
Innspill fra BKK har også vært med på å utvikle programvaren EQS videre. BKK har kommet med flere endringsforslag, men noe som var spesielt viktig for BKK, var at det ble lettvint å flytte meldinger. Tidligere måtte dette gjøres i flere omganger, meldingskoordinator måtte endre enhet først, i neste omgang måtte han en inn på riktig enhet for å sende videre.
I samarbeid med BKK har Extend gjort forbedringer som gjør at alt kan gjøres i en operasjon. Det er en endring som kan være nyttig for alle kunder.
– Det er tidsbesparende, det blir mindre feil og misforståelser og i tillegg blir det færre eposter, sier Ljones.
Hun kunne gjerne ha tenkt seg at BKKs ønsker ble raskere gjennomført. Dette var så viktig for BKK at de hadde tenkt å betale utviklingen av det. I stedet ble det et standard utviklingsprosjekt i Extend uten ekstra kostnader for dem.
Extend tilstreber at alle endringer inngår i samme kodebase og at alle forbedringer kommer alle kunder til gode. Da tar det litt lenger tid på grunn av omfattende testing og dokumentasjon, men fordelen er kontinuerlig forbedring av løsningen for alle og at kundene slipper ekstra kostnader og problemer ved oppgraderinger.
