Prosessbasert tilnærming økte brukervennligheten

Publisert 14. juni 2016

– Vi har i løpet av det siste året foretatt en grundig gjennomgang av kvalitetssystemet vårt. Systemet har nå en prosessbasert tilnærming. Den endringen har vi gjort av to grunner.

For det første vil en prosessbasert struktur harmonere og tilfredsstille kravene i de reviderte ISO standardene 14001 og 9001. For det andre ønsket vi å få til et mer brukervennlig kvalitetssystem som er intuitivt og med en lavere brukerterskel. Ut fra tilbakemeldingene vi har fått, har vi klart det, forteller Elisabeth Kirkeby, kvalitetssikringssjef i Hias IKS.

– Etter endringen ligger dokumentene strukturert på en annen måte. Under hvert enkelt prosesstrinn finner nå brukerne ulike rutiner, dokumentasjon, instrukser o.a. som er relatert til denne prosessen. Som eksempel kan nevnes at renseprosessen for avløpsvann er delt opp i henholdsvis mekanisk rensing, biologisk rensing, kjemisk rensing og slambehandling, og så ligger dokumenter og rutiner under hver prosess. Tidligere samlet vi alle rutiner ett sted og så måtte brukerne lete der. Nå er det mer intuitivt hvor de ulike dokumentene finnes, sier Kirkeby, som innrømmer at det var en stor jobb, men veldig artig når en får gode tilbakemeldinger fra brukerne.

Hias IKS er et interkommunalt vann- og avløpsselskap eid av Hamar, Stange, Ringsaker og Løten kommune, og de innførte EQS i 2008. Kirkeby har vært med helt fra begynnelsen.
– Fra før hadde vi nesten alt i word-dokumenter, og da vi tok i bruk EQS ble alle relevante dokumenter og beskrivelser «rått» overført til EQS. Etter hvert som vi ble bedre kjent med programmet har vi endret og forbedret litt etter litt. Motivasjonen for å anskaffe et kvalitets- og dokumenthåndteringssystem for oss var blant annet for å ha sporbarhet, bedre kontroll og ivareta avviksregistreringen. Vi hadde en anbudskonkurranse og flere tilbydere. En viktig grunn til at vi valgte EQS, var at vi i EQS kan gjøre mye selv. Her trenger vi ikke bruke konsulenter for å lage skjema og prosesskart, vi kan lage det selv. Flere av de andre systemene virket mye mer rigide.

Alle ansatte hos Hias har tilgang til EQS, men det er selvfølgelig variasjon i bruken. De som arbeider ute i drift bruker det mindre enn de som sitter på kontor.
– Det som er artig, er at den totale brukerprosenten har gått opp, forteller Kirkeby som mener at omleggingen som de har gjort er årsaken til det.

Men et kvalitetssystem blir aldri ferdig, og Kirkeby har videre planer. Publicmodulen som gjør innhold fra EQS tilgjengelig på utsiden ønsker hun å få på plass, og den nye kompetansemodulen kan absolutt bli aktuell.
– Oppfølging av sertifikater som går ut på dato er et forbedringspunkt for oss, så der kan vi nok gjøre oss nytte av kompetansemodulen. Vi skal resertifiseres i 2017 etter de reviderte ISO standardene, så da vil dette komme som et krav.